Contexte 

Southbase Group est une entreprise de construction néo-zélandaise qui réalise des projets complexes pour des clients des secteurs public et privé dans tout le pays. Avec jusqu’à 20 chantiers actifs simultanément, les équipes travaillent rarement toutes au même endroit, et de nombreux contrats comportent des exigences de sécurité strictes.

Pour que les opérations se déroulent sans accroc, les responsables de chantier, les sous-traitants et les équipes de projet ont besoin d’un moyen sécurisé d’accéder à la documentation la plus récente, où qu’ils se trouvent. Cette responsabilité incombe à Lem Prestage, responsable informatique du groupe, qui veille à ce que l’information soit facile à trouver et correctement protégée.

Dans le secteur de la construction, la confiance n’est pas une option. Même de petits problèmes de communication ou des failles de sécurité peuvent rapidement prendre de l’ampleur, transformant des plans obsolètes ou des informations manquantes en erreurs coûteuses.

Défi : systèmes lents à enjeux élevés

Lorsque M. Prestage a rejoint Southbase, il a hérité d’un système conçu pour une autre époque. Les fichiers étaient stockés sur un serveur local et les équipes sur le terrain devaient se connecter via un VPN pour accéder aux données dont elles avaient besoin.

Bien que Southbase compte près de 200 employés, une seule personne pouvait accéder à un fichier à la fois.

« L’accès aux données était un cauchemar », confie M. Prestage. « [Et] il n’y avait aucune collaboration avec nos sous-traitants, ce qui est pourtant essentiel. »

Southbase avait besoin d’une infrastructure capable de suivre le rythme des équipes distribuées, tout en répondant aux enjeux élevés et à l’absence de marge d’erreur. En effet, lorsque l’information n’est pas claire ou à jour, les conséquences s’accumulent rapidement et peuvent coûter des millions de dollars.

Solution : d’un stockage simplifié à une recherche plus intelligente

Pour faire face à cette réalité, Lem Prestage a fait appel à Dropbox. Il avait un objectif clair : concevoir un système que les gens utiliseraient réellement au quotidien, sous pression, sur des dizaines de chantiers.

À mesure que Southbase se développait, le volume et l’importance des données stockées dans Dropbox augmentaient également. « Nous avons actuellement des téraoctets de données dans Dropbox », indique M. Prestage. « Et nous n’avons même pas encore exploré toutes ses applications possibles. »

Avec autant de travail mené simultanément, il était logique de maintenir la connexion entre les équipes grâce à un même écosystème. L’adoption d’outils comme Dropbox Sign et Dropbox Dash était une suite cohérente.

Pour simplifier les approbations et les signatures, Dopbox Sign était « une évidence », déclare M. Prestage. « Les documents ne quittent pas Dropbox. Ils restent là où ils sont et sont en sécurité. »

Et Dash ? Ses fonctionnalités ont facilité la recherche et l’accès à l’information. Sa recherche universelle basée sur l’IA permet aux équipes de trouver des fichiers dans Dropbox et leurs applications connectées. Au lieu de fouiller dans différents outils et dossiers, elles peuvent effectuer une seule recherche et obtenir les réponses dont elles ont besoin en quelques secondes, de n’importe où et sans attendre leur tour.

Lem Prestage a très vite intégré Dash à son flux de travail quotidien. Il utilise son système de chat IA intégré pour résoudre les problèmes et générer des rapports. Ce qui lui prenait autrefois des jours ne lui prend plus que quelques minutes.

Résultats : un gain de temps et de tranquillité

L’impact de Dash est devenu particulièrement évident lors d’un projet complexe sur un site aéroportuaire en activité, où les travaux se déroulaient 24 heures sur 24. Les exigences de sécurité étaient strictes et les informations devaient être précises.

Pour que tout le monde soit sur la même longueur d’onde, les équipes ont utilisé Dash pour créer une collection de contenu spécifique au projet, appelée pile. Elles disposaient ainsi d’un espace unique pour collaborer, trouver des liens et demander à Dash des informations contextuelles.

M. Prestage explique : « Nous avons créé une pile de 150 documents, que nous pouvions ensuite comparer et parcourir rapidement. » Cette pile comprenait des plans d’inspection et de test, ainsi que des procédures, pour presque chaque étape du travail. Chaque intervenant pouvait ainsi confirmer les exigences, repérer les incohérences et rester au courant des prochaines étapes.

« Cela fait gagner des heures aux équipes de projet », explique Lem Prestage. « Et le temps, c’est de l’argent. »

Dash a également permis de réduire les difficultés quotidiennes des équipes informatiques. Au lieu de recourir au service informatique lorsqu’ils ne trouvent pas un fichier, les utilisateurs peuvent désormais trouver eux-mêmes les réponses en un instant. Les flux de travail sont plus fluides et plus sereins.

Alors que Southbase continue de croître, M. Prestage considère Dropbox et Dash comme une base sur laquelle les équipes peuvent s’appuyer pour construire avec clarté, protéger leur travail et garder les informations essentielles à portée de main, où que leur travail les mène.