Arrière-plan 

Southbase Group est une entreprise de construction établie en Nouvelle-Zélande qui réalise des projets complexes pour des clients des secteurs public et privé partout dans le pays. Avec jusqu’à 20 chantiers actifs à tout moment, le travail se déroule rarement en un seul endroit, et de nombreux contrats imposent des exigences strictes en matière de sécurité.

Pour que les opérations se déroulent sans encombre, les chefs de chantier, les sous-traitants et les équipes de projet ont besoin d’un moyen sécurisé d’accéder à la documentation la plus récente, où qu’ils soient. Cette responsabilité incombe à Lem Prestage, gestionnaire des technologies de l’information (TI) du groupe, qui veille à ce que l’information soit facile à trouver et dûment protégée.

Dans le secteur de la construction, la confiance n’est pas une option. Même de petites lacunes en communication ou des manquements en matière de sécurité peuvent s’aggraver rapidement, transformant des plans obsolètes ou des détails manquants en erreurs coûteuses.

Défi : des systèmes lents et à forts enjeux

Lorsque M. Prestage s’est joint à Southbase, il a hérité d’un système conçu pour une autre époque. Les fichiers étaient hébergés sur un serveur local et les équipes sur le terrain devaient se connecter via un réseau privé virtuel (RPV) pour accéder aux informations dont elles avaient besoin.

Bien que Southbase compte près de 200 employés, une seule personne pouvait accéder à un fichier à la fois.

« L’accès aux données était un cauchemar », déclare M. Prestage. « [Et] il n’y avait aucune collaboration avec nos sous-traitants, ce qui est crucial. »

Southbase avait besoin d’une solution capable de suivre le rythme des équipes distribuées, des enjeux élevés et d’une tolérance zéro pour les erreurs. En effet, lorsque l’information n’est pas claire ou à jour, les conséquences s’aggravent rapidement et peuvent coûter des millions de dollars.

Solution : passer d’un stockage simplifié à une recherche plus intelligente

Pour faire face à cette réalité, M. Prestage a fait appel à Dropbox. Il avait un objectif clair : concevoir un système que les gens utiliseraient effectivement dans le monde réel, même sous pression, sur des dizaines de chantiers.

À mesure que Southbase se développait, le volume et l’importance des données stockées dans Dropbox augmentaient également. « Nous avons actuellement des téraoctets de données dans Dropbox », déclare M. Prestage. « Et nous n’avons même pas encore effleuré la surface de ce que nous pouvons exploiter. »

Avec autant de travail en cours simultanément, il était logique de garder les équipes connectées grâce à un même écosystème. L’adoption d’outils comme Dropbox Sign et Dropbox Dash s’imposait naturellement.

Pour rationaliser les approbations et les signatures, Sign était « une évidence », déclare M. Prestage. « Les documents ne quittent pas Dropbox. Ils restent là où ils sont et demeurent sécurisés. »

Et Dash? Cela a facilité la recherche et l’accès à l’information. Sa recherche universelle alimentée par l’intelligence artificielle (IA) permet aux équipes de trouver des fichiers dans Dropbox et leurs applications connectées. Au lieu de fouiller dans des outils et des dossiers, elles peuvent effectuer une seule recherche et obtenir les réponses dont elles ont besoin en quelques secondes, où qu’elles soient, et sans attendre leur tour.

Dash s’est rapidement intégré au flux de travail quotidien de M. Prestage. Il utilise son assistant conversationnel intégré alimenté par l’IA pour résoudre les problèmes et générer des rapports. Ce qui lui prenait autrefois des jours ne lui prend plus qu’une fraction du temps.

Résultats : des heures (et des maux de tête) épargnées

L’impact de Dash s’est révélé particulièrement clair lors d’un projet complexe sur un site aéroportuaire en activité, où les travaux se déroulaient en continu. Les exigences en matière de sécurité étaient strictes et les informations devaient être précises.

Pour que tout le monde soit sur la même longueur d’onde, ils ont utilisé Dash pour créer une collection de contenu par projet, appelée Pile (Stack). Elle offre à l’équipe un espace unique pour collaborer, trouver des liens et obtenir des informations contextuelles auprès de Dash.

« Nous avons créé une pile de 150 documents, que nous pouvons ensuite comparer et parcourir rapidement », explique M. Prestage. Cette pile comprenait des plans et des procédures de contrôle pour presque chaque étape du travail, permettant ainsi à chacun de vérifier les exigences, de détecter les incohérences et de rester sur la même longueur d’onde pour les prochaines étapes.

« Cela permet aux équipes de projet d’économiser des heures », explique M. Prestage. « Et le temps, c’est de l’argent. »

Dash a également réduit les frictions au quotidien pour les équipes TI. Au lieu de devenir le point de contact par défaut chaque fois qu’une personne ne trouvait pas un fichier, les utilisateurs peuvent désormais trouver eux-mêmes les réponses instantanément. Les flux de travail sont plus fluides et plus sereins.

Alors que Southbase poursuit sa croissance, M. Prestage voit en Dropbox et Dash une base solide qui aide les équipes à travailler avec précision, à protéger leur travail et à garder les informations essentielles à portée de main, où que leur travail les mène.