Latar Belakang 

Southbase Group adalah perusahaan konstruksi yang berbasis di Selandia Baru yang mengerjakan proyek-proyek pembangunan kompleks untuk klien sektor publik dan swasta di seluruh negeri. Dengan hingga 20 lokasi kerja aktif pada waktu tertentu, pekerjaan jarang dilakukan di satu tempat—dan banyak kontrak disertai dengan persyaratan keamanan yang ketat.

Agar operasional berjalan lancar, manajer lokasi, subkontraktor, dan tim proyek membutuhkan cara yang aman untuk mengakses dokumentasi terbaru, di mana pun mereka berada. Tanggung jawab itu berada di pundak Lem Prestage, Manajer TI Grup, yang memastikan informasi mudah ditemukan dan terlindungi dengan baik.

Dalam konstruksi, kepercayaan bukanlah pilihan. Bahkan kesenjangan komunikasi kecil atau kelalaian keamanan dapat dengan cepat meningkat, mengubah rencana yang sudah usang atau detail yang hilang menjadi kesalahan yang mahal.

Tantangan: sistem yang berisiko tinggi dan lambat.

Ketika Prestage bergabung dengan Southbase, ia mewarisi sebuah sistem yang dibangun untuk era yang berbeda. File-file tersebut tersimpan di server lokal dan tim lapangan harus terhubung melalui VPN untuk mengakses apa yang mereka butuhkan.

Meskipun Southbase memiliki hampir 200 karyawan, hanya satu orang yang dapat mengakses satu file dalam satu waktu.

“Akses ke data adalah mimpi buruk,” kata Prestage. “[Dan] tidak ada kolaborasi dengan subkontraktor kami mana pun, yang sangat penting.”

Southbase membutuhkan fondasi yang mampu mengimbangi tim yang tersebar, risiko tinggi, dan tanpa ruang untuk kesalahan. Karena ketika informasi tidak jelas atau tidak mutakhir, konsekuensinya akan cepat menumpuk dan dapat menelan biaya jutaan dolar.

Solusi: dari penyimpanan yang disederhanakan hingga pencarian yang lebih cerdas

Untuk menghadapi kenyataan itu, Prestage menggandeng Dropbox. Dia memiliki tujuan yang jelas: membangun sistem yang benar-benar akan digunakan orang di dunia nyata, di bawah tekanan, di puluhan lokasi kerja.

Seiring pertumbuhan Southbase, volume dan pentingnya konten yang ada di dalam Dropbox pun meningkat. “Saat ini kami memiliki data berukuran terabyte di Dropbox,” kata Prestage. “Dan kita bahkan belum menyentuh permukaan dari apa yang bisa kita manfaatkan.”

Dengan begitu banyak pekerjaan yang terjadi sekaligus, masuk akal untuk menjaga agar tim tetap terhubung melalui ekosistem yang sama. Mengadopsi alat-alat seperti Dropbox Sign dan Dropbox Dash adalah langkah selanjutnya yang wajar.

Untuk menyederhanakan proses persetujuan dan tanda tangan, Sign adalah pilihan yang tepat, kata Prestage. “Dokumen-dokumen tersebut tidak keluar dari Dropbox.” Mereka tetap di tempat mereka berada dan mereka aman.”

Dan Dash? Hal itu membuat informasi lebih mudah ditemukan dan diakses. Fitur pencarian universal berbasis AI memungkinkan tim untuk menemukan file di Dropbox dan aplikasi terkait mereka. Alih-alih mencari-cari di antara peralatan dan folder, mereka dapat melakukan pencarian sekali dan mendapatkan jawaban yang mereka butuhkan dalam hitungan detik—dari mana saja dan tanpa harus menunggu giliran.

Tidak butuh waktu lama bagi Dash untuk menjadi bagian dari alur kerja harian Prestage. Dia menggunakan fitur obrolan AI bawaannya untuk mengatasi masalah dan membuat laporan. Apa yang dulunya memakan waktu berhari-hari, sekarang hanya membutuhkan sebagian kecil waktu.

Hasil: menghemat waktu berjam-jam (dan sakit kepala)

Dampak Dash menjadi sangat jelas selama proyek kompleks di lokasi bandara yang sedang beroperasi, di mana konstruksi berlangsung sepanjang waktu. Persyaratan keselamatan sangat ketat, dan informasi harus akurat.

Untuk menjaga agar semua orang memiliki pemahaman yang sama, mereka menggunakan Dash untuk membuat koleksi konten berbasis proyek yang disebut Stack. Ini memberi tim satu tempat untuk berkolaborasi, menemukan tautan, dan meminta wawasan kontekstual dari Dash.

Prestage menjelaskan, “Kami membuat Tumpukan berisi 150 dokumen, yang kemudian dapat kami bandingkan dan telusuri dengan cepat.” Panduan tersebut mencakup rencana dan prosedur pengujian inspeksi untuk hampir setiap langkah pekerjaan, sehingga siapa pun dapat mengkonfirmasi persyaratan, menemukan ketidaksesuaian, dan tetap selaras dengan apa yang harus dilakukan selanjutnya.

“Itu menghemat waktu berjam-jam bagi tim proyek,” kata Prestage. “Dan waktu adalah uang.”

Dash juga telah mengurangi hambatan sehari-hari bagi tim IT. Alih-alih menjadi titik eskalasi utama setiap kali seseorang tidak dapat menemukan file, orang-orang sekarang dapat mencari jawaban sendiri secara langsung. Alur kerja menjadi lebih lancar—dan lebih tenang.

Seiring pertumbuhan Southbase, Prestage melihat Dropbox dan Dash sebagai fondasi yang membantu tim membangun dengan jelas, melindungi pekerjaan mereka, dan menjaga informasi penting tetap mudah diakses—di mana pun pekerjaan membawa mereka.