Zarys 

Southbase Group to nowozelandzka firma budowlana realizująca skomplikowane projekty dla klientów z sektora publicznego i prywatnego w całym kraju. Ponieważ w danym momencie aktywnych jest nawet 20 placów budowy, praca rzadko odbywa się w jednym miejscu, a wiele umów wiąże się z rygorystycznymi wymogami bezpieczeństwa.

Aby zapewnić płynny przebieg prac, kierownicy placów budowy, podwykonawcy i zespoły projektowe potrzebują bezpiecznego sposobu dostępu do najnowszej dokumentacji, niezależnie od tego, gdzie się znajdują. Za tę odpowiedzialność odpowiada Lem Prestage, kierownik ds. IT w grupie, który dba o to, aby informacje były łatwe do znalezienia i odpowiednio chronione.

W budownictwie zaufanie nie jest opcjonalne. Nawet niewielkie luki w komunikacji lub zaniedbania w zakresie bezpieczeństwa mogą szybko zaowocować, sprawiając, że nieaktualne plany lub brakujące szczegóły staną się kosztownymi błędami.

Wyzwanie: wysokie stawki, powolne systemy

Gdy Prestage dołączył do Southbase, odziedziczył system stworzony na potrzeby innej epoki. Pliki znajdowały się na serwerze lokalnym, a zespoły terenowe musiały łączyć się za pomocą sieci VPN, aby uzyskać dostęp do potrzebnych informacji.

Mimo że w Southbase pracuje blisko 200 pracowników, dostęp do jednego pliku może mieć tylko jedna osoba na raz.

„Dostęp do danych był koszmarem” – mówi Prestage. „[I] nie współpracowaliśmy z żadnym z naszych podwykonawców, co jest kluczowe”.

Firma Southbase potrzebowała fundamentów, które sprostałyby wyzwaniom rozproszonych zespołów, wysokich stawek i zerowego marginesu błędu. Ponieważ gdy informacje nie są jasne lub aktualne, konsekwencje szybko się nasilają i mogą kosztować miliony dolarów.

Rozwiązanie: od uproszczonego przechowywania do inteligentniejszego wyszukiwania

Aby sprostać tej rzeczywistości, Prestage wprowadził Dropbox. Miał jasny cel: stworzyć system, z którego ludzie będą faktycznie korzystać w realnym świecie, pod presją, na dziesiątkach placów budowy.

W miarę rozrastania się Southbase rosła również ilość i znaczenie plików przechowywanych w Dropboxie. „W tej chwili w Dropboxie mamy terabajty danych” – mówi Prestage. „A nawet nie dotknęliśmy powierzchni tego, co możemy wykorzystać”.

Ze względu na dużą ilość pracy wykonywanej naraz, logiczne było utrzymanie łączności między zespołami za pośrednictwem tego samego ekosystemu. Kolejnym naturalnym krokiem było wdrożenie takich narzędzi jak Dropbox Sign i Dropbox Dash.

Prestage twierdzi, że dla usprawnienia zatwierdzeń i podpisów Sign był „oczywistym rozwiązaniem”. „Dokumenty nie opuszczają Dropboxa. Pozostają tam, gdzie są i są bezpieczni.”

A Dash? Dzięki temu łatwiej było znaleźć informacje i uzyskać do nich dostęp. Uniwersalna wyszukiwarka oparta na sztucznej inteligencji umożliwia zespołom wyszukiwanie plików w Dropboxie i połączonych z nim aplikacjach. Zamiast przeszukiwać narzędzia i foldery, mogą wyszukać wszystko raz i w ciągu kilku sekund uzyskać potrzebne odpowiedzi — z dowolnego miejsca i bez czekania na swoją kolej.

Nie trwało długo, zanim Dash stał się częścią codziennego przepływu pracy Prestage. Używa wbudowanego czatu opartego na sztucznej inteligencji do rozwiązywania problemów i generowania raportów. To, co kiedyś zajmowało mu kilka dni, teraz zajmuje mu ułamek czasu.

Wyniki: zaoszczędzone godziny (i bóle głowy)

Wpływ Dasha stał się szczególnie widoczny podczas skomplikowanego projektu na czynnym lotnisku, gdzie prace budowlane trwały całą dobę. Wymagania bezpieczeństwa były surowe, a informacje musiały być precyzyjne.

Aby wszyscy byli na bieżąco, użyli Dash do utworzenia opartej na projektach kolekcji treści zwanej Stack. Dzięki temu zespół może w jednym miejscu współpracować, znajdować linki i prosić Dasha o kontekstowe spostrzeżenia.

Prestage wyjaśnia: „Stworzyliśmy stos 150 dokumentów, które możemy następnie szybko porównywać i przeszukiwać”. Pakiet zawierał plany testów i procedury kontroli dla niemal każdego etapu pracy, dzięki czemu każdy mógł potwierdzić wymagania, wykryć nieścisłości i być na bieżąco z tym, co musiało zostać wykonane dalej.

„Dzięki temu zespoły projektowe oszczędzają czas” – mówi Prestage. „A czas to pieniądz”.

Dash zmniejszył także codzienne tarcia w działach IT. Zamiast domyślnego punktu eskalacji, gdy ktoś nie może znaleźć pliku, użytkownicy mogą teraz samodzielnie udzielać odpowiedzi w danej chwili. Przepływy pracy są płynniejsze i spokojniejsze.

W miarę jak Southbase się rozrasta, Prestage postrzega Dropbox i Dash jako fundament, który pomaga zespołom pracować przejrzyście, chronić swoją pracę i mieć dostęp do najważniejszych informacji, niezależnie od tego, gdzie ich praca zaprowadzi.