Передісторія 

Southbase Group — це будівельна компанія з Нової Зеландії, яка виконує складні роботи для клієнтів з державного та приватного секторів по всій країні. З огляду на те, що одночасно налічується до 20 активних робочих місць, робота рідко виконується в одному місці, а багато контрактів мають суворі вимоги безпеки.

Для безперебійної роботи керівникам об'єктів, субпідрядникам та проектним командам потрібен безпечний спосіб доступу до найновішої документації, де б вони не знаходилися. Ця відповідальність покладається на Лема Престеджа, менеджера групових ІТ-відділів, який забезпечує легкий пошук інформації та її належний захист.

У будівництві довіра не є необов'язковою. Навіть невеликі прогалини у комунікації чи прогалини в безпеці можуть швидко загостритися, перетворивши застарілі плани чи відсутні деталі на дороговартісні помилки.

Виклик: високі ставки, повільні системи

Коли Престейдж приєднався до Саутбейс, він успадкував систему, створену для іншої епохи. Файли зберігалися на локальному сервері, а польовим командам доводилося підключатися через VPN, щоб отримати доступ до потрібної інформації.

Хоча в Southbase працює майже 200 співробітників, доступ до одного файлу одночасно може мати лише одна людина.

«Доступ до даних був справжнім кошмаром», — каже Престейдж. «[І] не було жодної співпраці з жодним із наших субпідрядників, що є критично важливим».

Південній базі потрібен був фундамент, який би міг встигати за розподіленими командами, високими ставками та нульовим правом на помилку. Тому що, коли інформація нечітка або неактуальна, наслідки швидко погіршуються та можуть коштувати мільйони доларів.

Рішення: від спрощеного сховища до розумнішого пошуку

Щоб відповідати цій реальності, Prestage запровадила Dropbox. У нього була чітка мета: створити систему, яку люди використовуватимуть у реальному світі, під тиском, на десятках будівельних майданчиків.

Зі зростанням Southbase зростали обсяг і важливість того, що зберігалося в Dropbox. «На даний момент у Dropbox є терабайти даних», — каже Престейдж. «І ми навіть не починаємо розглядати те, що ми можемо використовувати».

З огляду на таку велику кількість роботи, що виконувалася одночасно, було логічно підтримувати зв'язок між командами через одну екосистему. Впровадження таких інструментів, як Dropbox Sign та Dropbox Dash, було природним наступним кроком.

За словами Prestage, для оптимізації затверджень та підписів Sign був «очевидним рішенням». «Документи не залишають Dropbox.» Вони залишаються там, де є, і вони в безпеці.

А Деш? Це спростило пошук та доступ до інформації. Його універсальний пошук на базі штучного інтелекту дозволяє командам знаходити файли в Dropbox та підключених до них додатках. Замість того, щоб копатися в інструментах та папках, вони можуть пошукати один раз і отримати потрібні відповіді за лічені секунди — з будь-якого місця та не чекаючи своєї черги.

Dash швидко став частиною щоденного робочого процесу Prestage. Він використовує вбудований чат зі штучним інтелектом для усунення неполадок та створення звітів. Те, що колись займало у нього кілька днів, тепер займає лише частку часу.

Результати: зекономлені години (і головний біль)

Вплив Dash став особливо очевидним під час складного проєкту на діючому аеропорту, де будівництво велося цілодобово. Вимоги безпеки були суворими, а інформація мала бути точною.

Щоб усі були в курсі подій, вони використали Dash для створення колекції контенту на основі проектів під назвою Stack. Це надає команді єдине місце для співпраці, пошуку посилань та запитів у Dash контекстуальної аналітики.

Prestage пояснює: «Ми створили стек зі 150 документів, які потім можемо швидко порівнювати та здійснювати пошук». Цей стек включав плани та процедури інспекційних випробувань майже для кожного етапу роботи, тож будь-хто міг підтвердити вимоги, виявити невідповідності та бути в курсі того, що мало відбуватися далі.

«Це економить години для проектних команд», — каже Престейдж. «А час – це гроші».

Dash також зменшив щоденні труднощі для ІТ-відділу. Замість того, щоб ставати точкою ескалації за замовчуванням, коли хтось не може знайти файл, люди тепер можуть самостійно відповідати на запитання в будь-який момент. Робочі процеси стали плавнішими та спокійнішими.

Оскільки Southbase продовжує зростати, Prestage розглядає Dropbox та Dash як основу, яка допомагає командам будувати чітко, захищати свою роботу та тримати критично важливу інформацію під рукою, куди б їх не завела робота.