背景信息

Southbase Group 是一家总部位于新西兰的建筑公司，为全国各地的公共和私营部门客户提供复杂的建筑项目。由于任何时候都有多达 20 个活跃的工地，工作很少只在一个地方进行——而且许多合同都有严格的安全要求。

为了确保运营顺利进行，现场经理、分包商和项目团队无论身在何处，都需要一种安全的方式来访问最新的文档。这项责任落在了集团 IT 经理 Lem Prestage 身上，他负责确保信息易于查找并得到妥善保护。

在建筑行业，信任并非可有可无。即使是微小的沟通障碍或安全漏洞也会迅速升级，使过时的计划或遗漏的细节变成代价高昂的错误。

挑战：高风险、低效的系统

当 Prestage 加入 Southbase 时，他接手的是一个为不同时代设计的系统。文件存储在公司内部服务器上，现场团队必须通过 VPN 连接才能访问所需内容。

虽然 Southbase 有近 200 名员工，但一次只能有一个人访问一个文件。

“获取数据简直是一场噩梦，”普雷斯蒂奇说。“[而且]我们没有与任何分包商合作，这一点至关重要。”

Southbase 需要一个能够跟上分布式团队、高风险和零容错率的基础设施。因为当信息不清晰或不及时时，后果会迅速累积，并可能造成数百万美元的损失。

解决方案：从简化存储到更智能的搜索

为了应对这种情况，Prestage 引入了 Dropbox。他有一个明确的目标：构建一个人们在现实世界中，在压力下，在数十个工作场所真正会使用的系统。

随着 Southbase 的发展，Dropbox 内部数据的数量和重要性也随之增加。“我们目前在 Dropbox 里有 TB 级的数据，”普雷斯蒂奇说。“而我们甚至还没触及到我们可以利用的资源的冰山一角。”

由于同时开展的工作量如此之大，让各个团队通过同一个生态系统保持联系就显得尤为重要。采用 Dropbox Sign 和 Dropbox Dash 等工具是顺理成章的下一步。

Prestage 表示，为了简化审批和签名流程，Sign 是“不二之选”。“这些文件不会离开 Dropbox。”他们待在原地，很安全。

还有达什？它使信息更容易查找和获取。其人工智能驱动的通用搜索功能可让团队在 Dropbox 及其关联的应用程序中查找文件。他们无需翻遍工具和文件夹，只需搜索一次，即可在几秒钟内从任何地方获得所需的答案，无需等待轮到自己。

Dash很快就融入了Prestage的日常工作流程。他利用其内置的人工智能聊天功能来解决问题并生成报告。以前需要几天才能完成的事情，现在只需很短的时间就能完成。

结果：节省了数小时（和不少麻烦）。

在机场施工现场进行的一项复杂项目中，Dash 的影响变得尤为明显，当时施工是昼夜不停进行的。安全要求非常严格，信息必须准确无误。

为了确保每个人都步调一致，他们使用 Dash 创建了一个名为 Stack 的基于项目的内容集合。它为团队提供了一个协作、查找链接以及向 Dash 寻求上下文见解的平台。

Prestage解释说：“我们创建了一个包含150份文件的堆栈，然后我们可以快速地进行比较和搜索。”该堆栈包含了工作中几乎每个步骤的检验测试计划和程序，因此任何人都可以确认要求、发现不一致之处，并了解接下来要做什么。

“这能为项目团队节省大量时间，”普雷斯蒂奇说。“时间就是金钱。”

Dash 还减少了 IT 部门的日常工作摩擦。现在，当有人找不到文件时，人们不再需要成为默认的升级求助点，而是可以立即自助解决问题。工作流程更加顺畅，也更加平静。

随着 Southbase 的不断发展，Prestage 将 Dropbox 和 Dash 视为帮助团队清晰地构建、保护其工作成果并随时获取关键信息的基础——无论工作将他们带到哪里。