背景 

Southbase Group 是一家總部位於紐西蘭的建築公司，為全國各地的公共和私營部門客戶提供複雜的建築項目。由於任何時候都有多達 20 個活躍的工地，工作很少只在一個地方進行——而且許多合約都有嚴格的安全要求。

為了確保營運順利進行，現場經理、分包商和專案團隊無論身在何處，都需要一種安全的方式來存取最新的文件。這項責任落在了集團 IT 經理 Lem Prestage 身上，他負責確保資訊易於找到並得到妥善保護。

在建築業，信任並非可有可無。即使是微小的溝通障礙或安全漏洞也會迅速升級，使過時的計劃或遺漏的細節變成代價高昂的錯誤。

挑戰：高風險、低效率的系統

當 Prestage 加入 Southbase 時，他接手的是一個為不同時代設計的系統。檔案儲存在公司內部伺服器上，現場團隊必須透過 VPN 連線才能存取所需內容。

雖然 Southbase 有近 200 名員工，但一次只能有一個人存取一個文件。

「獲取數據簡直是一場噩夢，」普雷斯蒂奇說。“[而且]我們沒有與任何分包商合作，這一點至關重要。”

Southbase 需要一個能夠跟上分散式團隊、高風險和零容錯率的基礎設施。因為當資訊不清晰或不及時時，後果會迅速累積，並可能造成數百萬美元的損失。

解決方案：從簡化儲存到更聰明的搜索

為了應對這種情況，Prestage 引入了 Dropbox。他有一個明確的目標：建立一個人們在現實世界中，在壓力下，在數十個工作場所真正會使用的系統。

隨著 Southbase 的發展，Dropbox 內部資料的數量和重要性也隨之增加。「我們目前在 Dropbox 裡有 TB 級的數據，」普雷斯蒂奇說。“而我們甚至還沒觸及到我們可以利用的資源的冰山一角。”

由於同時進行的工作量如此之大，讓各個團隊透過同一個生態系統保持聯繫就顯得尤為重要。採用 Dropbox Sign 和 Dropbox Dash 等工具是順理成章的下一步。

Prestage 表示，為了簡化審批和簽章流程，Sign 是「不二之選」。“這些檔案不會離開 Dropbox。”他們待在原地，很安全。

還有達什？它使資訊更容易找到和獲取。其人工智慧驅動的通用搜尋功能可讓團隊在 Dropbox 及其關聯的應用程式中尋找檔案。他們無需翻遍工具和資料夾，只需搜尋一次，即可在幾秒鐘內從任何地方獲得所需的答案，無需等待輪到​​自己。

Dash很快就融入了Prestage的日常工作流程。他利用其內建的人工智慧聊天功能來解決問題並產生報告。以前需要幾天才能完成的事情，現在只需很短的時間就能完成。

結果：節省了數小時（和不少麻煩）。

在機場施工現場進行的一項複雜項目中，Dash 的影響變得尤為明顯，當時施工是晝夜不停進行的。安全要求非常嚴格，資訊必須準確無誤。

為了確保每個人都步調一致，他們使用 Dash 創建了一個名為 Stack 的基於專案的內容集合。它為團隊提供了一個協作、尋找連結以及向 Dash 尋求上下文見解的平台。

Prestage解釋說：“我們創建了一個包含150份文件的堆棧，然後我們可以快速地進行比較和搜索。”這個堆疊包含了工作中幾乎每個步驟的檢驗測試計劃和程序，因此任何人都可以確認要求、發現不一致之處，並了解接下來要做什麼。

「這能為專案團隊節省大量時間，」普雷斯蒂奇說。“時間就是金錢。”

Dash 也減少了 IT 部門的日常工作摩擦。現在，當有人找不到檔案時，人們不再需要成為預設的升級求助點，而是可以立即自助解決問題。工作流程更加順暢，也更加平靜。

隨著 Southbase 的不斷發展，Prestage 將 Dropbox 和 Dash 視為幫助團隊清晰地建立、保護其工作成果並隨時獲取關鍵資訊的基礎——無論工作將他們帶到哪裡。